Transforma prospectos en pacientes satisfechos con un proceso estructurado y efectivo
La mentalidad del éxito: cuatro pilares para maximizar cada oportunidad
El contacto debe realizarse en menos de 1 hora hábil desde que entra el prospecto.
Siempre priorizar la llamada telefónica sobre el mensaje de texto.
Educar al paciente sobre su salud auditiva, no solo presionar la venta.
Realizar un seguimiento multicanal sin ser invasivos.
Conoce las herramientas del CRM Loop para gestionar leads de manera eficiente
El CRM organiza tus leads en tres pestañas. Empieza siempre por Pendientes.
Leads sin estado o sin calidad asignada. Tu vista principal de trabajo.
Leads que ya tienen un estado asignado. Úsala para revisar el progreso.
Vista completa sin filtros. Útil para búsquedas específicas y supervisión.
El CRM tiene 9 estados y 3 niveles de calidad. Así se relacionan con los colores del manual:
| Color Manual | Estado CRM | Calidad CRM | Acción Recomendada |
|---|---|---|---|
| 🟢 Verde | Interesado · Agendado · Propuesta | Alta | Agendamiento inmediato o cotización |
| 🟡 Amarillo | Contactado · No contesta · Stand-by | Media | Seguimiento programado, nutrir con info |
| 🔴 Rojo | Perdido | Baja | Registrar motivo, sin acción directa |
| ⬚ Nuevo | Nuevo | Pendiente | Contactar en menos de 1 hora |
| 🏆 Cerrado | Concretado | Alta | ¡Éxito! Lead convertido en cliente |
La calificación de calidad (Alta/Media/Baja) alimenta los algoritmos de Google y Meta Ads. Si marcas un lead como "Alta", el algoritmo buscará más personas similares. Si lo marcas como "Baja", dejará de gastar presupuesto en perfiles similares. Un lead sin calificar es presupuesto publicitario desperdiciado.
Al hacer clic en un lead, accedes a su ficha completa. Estos son los campos clave:
Nombre, email, empresa, teléfono. Editable directamente.
Menús desplegables con indicador de color. Actualízalos tras cada interacción.
Registra cuándo contactaste al prospecto (con hora exacta).
Registro de seguimiento con nombre y timestamp. Agrega uno tras cada contacto.
Crea alertas con fecha/hora para seguimientos. Recibirás notificación al vencer.
Si el contacto tiene múltiples leads, el CRM muestra todo el historial automáticamente.
Usa las flechas en el detalle del lead para navegar al anterior/siguiente sin perder filtros
Usa los filtros por fecha, estado y calidad para trabajar leads de manera organizada
Revisa la campana de notificaciones para ver recordatorios vencidos y pendientes
Sigue este proceso paso a paso para cada nuevo lead
Los leads se asignan diariamente. Revise la pestaña "Pendientes" del CRM para visualizar nuevos prospectos con estado "Nuevo".
Llamada telefónica inmediata (máximo 1 hora)
En el CRM: El lead aparece como "Nuevo" en la pestaña "Pendientes". Haz clic para abrir su detalle.
En el CRM: Cambia el estado a "No contesta" y crea un recordatorio para mañana con nota "Reintento llamada + WhatsApp".
Enviar WhatsApp/SMS + correo breve de presentación
Realizar al menos 2 reintentos en horarios distintos
Si tras varios días no hay respuesta, enviar mensaje final dejando abierta la opción
"Buenos días/tardes, mi nombre es [Tu nombre], [cargo] de [Centro Auditivo]."
"Lo contacto en respuesta a su solicitud de información sobre audífonos Philips que realizó a través de nuestra campaña..."
En el CRM después de la llamada: Si contactaste → cambia a "Contactado". Si agendó cita → "Agendado" + crear recordatorio. Registra la fecha de contacto y agrega un comentario con el resumen de la llamada.
Utiliza esta herramienta para calificar leads en tiempo real
Responde las siguientes preguntas según la conversación con el lead
Completa el formulario para ver la clasificación del lead
Después de calcular la clasificación aquí, abre el lead en el CRM y selecciona la Calidad correspondiente:
Hazlo inmediatamente después de la llamada para optimizar los algoritmos de marketing.
Perfil: Necesidad clara, urgencia, acepta visita sin objeciones
Acción: Agendamiento inmediato o cotización remota
Perfil: Interesado pero no listo (dudas, falta tiempo, cotizando)
Acción: No presionar. Programar seguimiento y nutrir con información
Perfil: Sin necesidad real, contactabilidad nula, niega problema
Acción: Agradecer, registrar motivo, mantener en base sin acción directa
Para leads que no agendaron en la primera llamada
Cada contacto debe aportar valor, no solo preguntar "¿ya decidió?"
Usa recordatorios del CRM para cada paso del seguimiento — la campana 🔔 te avisará cuando venza
Varía los horarios de contacto para aumentar probabilidad de respuesta
Prevención de ausentismo: el trabajo no termina con la cita agendada
¡No descartar al paciente!
Si no asistió, hay una razón que podemos resolver.
Recontactar para intentar reagendar
Indagar el motivo de la ausencia sin juzgar
Nuevos horarios, otra ubicación si aplica
En el CRM: Si no asistió → cambiar estado a "Stand-by" y crear recordatorio para 1 semana después. Si decidió no continuar → "Perdido" con comentario del motivo.
Tips avanzados para mejorar tus conversiones
Muchos pacientes niegan su pérdida auditiva. En lugar de discutir, utiliza preguntas sobre situaciones cotidianas:
"¿Ha notado que necesita subir el volumen del televisor más de lo normal?"
"¿Le cuesta seguir conversaciones en restaurantes o lugares ruidosos?"
"¿A veces le piden que repitan lo que dijeron por teléfono?"
Siempre intenta que el paciente acuda a la cita acompañado de un familiar o persona cercana.
Un tercero valida la necesidad del tratamiento
El acompañante puede confirmar síntomas que el paciente minimiza
Aumenta el compromiso con la decisión tomada
Facilita la toma de decisiones en el momento
Documentar cada interacción en el CRM es vital para el seguimiento efectivo y para que cualquier compañero pueda retomar el caso.